Étant donné l’importance, parfois vitale, des préconisations et décisions du CHSCT, conserver des écrits issus des préparations de réunion et des réunions elles-mêmes devient alors tout aussi important. De la présentation de l’ordre du jour à la réalisation du procès verbal, ces écrits seront, au fil du temps, les témoins des actions du comité pour les divers acteurs de l’entreprise.
Objectif et intérêt
Que ce soit le résultat d’une réunion interne, d’une enquête, d’une visite, d’une analyse ou encore d’une rencontre avec un acteur externe, les synthèses écrites permettent de rendre compte de l’activité du CHSCT. Ces rapports seront diffusés non seulement dans l’entreprise, auprès des salariés, mais aussi en externe (inspecteur du travail, médecin du travail, etc.), si cela se révèle nécessaire sur une question spécifique.
Ces écrits permettent aux représentants des salariés de l’entreprise de s’informer et, ainsi, de soulever de manière officielle les questions et problèmes auprès de la direction.
Conserver par écrit les informations relatives à l’activité du CHCST se révélera très utile, et ce, notamment, pour permettre à de nouveaux membres ou à une nouvelle direction de connaître les actions déjà menées et de créer un lien entre les évènements majeurs de la société (une opportunité pour mieux faire face aux risques à effets différés).
Pour plus d’efficacité, définir un ordre du jour avec précision et y adjoindre les éventuels documents nécessaires à sa compréhension permettront de traiter les sujets dans des conditions optimales.
Affichage et archivage
Concernant l’affichage des informations relatives au CHSCT, il sera idéalement effectué dans un lieu de passage des salariés. Un compte rendu sera, de par sa construction concise et claire, parfait pour refléter le fonctionnement du comité.
En outre, le CHSCT peut s’appuyer sur des outils visant à piloter les actions (des tableaux et schémas reprenant les différentes étapes des actions menées au travers des lieux, des années, pourront répertorier les accidents du travail, les maladies professionnelles et les signalements des salariés).
De même, la création d’un document expliquant le fonctionnement et le rôle du CHSCT pourra le faire connaître aux différents acteurs concernés. Il sera diffusé au sein de l’entreprise, voire affiché au même titre que les comptes rendus que ce soit de manière ponctuelle (lors d’un projet aux enjeux importants en matière de conditions de travail, par exemple) ou régulièrement (retraçant les actualités à faire connaître, les positions de l’instance sur un sujet particulier, etc.).
Idéalement, l’archivage des comptes-rendus, enquêtes, visites, courriers, plans des projets, etc., se fera en un lieu unique.
