La rédaction d’un procès verbal peut prendre différentes formes. Entre version intégrale ou succincte il existe des variantes. Chacune à des avantages et des inconvénients et se spécialisent, alors, à certains cas plus particuliers.
Les différents procès-verbaux
Le premier type de procès verbal sera celui qui reprend intégralement tout le déroulement de la réunion avec une retranscription totale de la présentation et des débats éventuels.
Un procès-verbal des délibérations s’attachera, aussi, à retranscrire l’ensemble d’une séance, mais sans en conserver, mot à mot, le déroulement.
Un procès-verbal des décisions s’attachera, essentiellement, à retracer les propositions émises ou les décisions prises.
Enfin, un procès verbal succinct se contentera d’une retranscription, en diagonal, de la séance, en s’attachant aux grandes lignes, aux sujets, avec de simples brèves indications.
Les avantages et inconvénients de chaque
Le PV intégral permet de retracer exactement la séance, telle qu’elle s’est déroulée. Cependant, elle demande un gros travail, qui nécessitera de s’équiper d’un enregistreur et ne permet pas de placer, en évidence, les points cruciaux.
Le PV des délibérations est plus clair mais nécessite aussi un temps de rédaction long. Il ne présente pas, non plus, la priorité qui peut être données à certains points.
Aussi, le PV des décisions s’attachera à apporter une vue d’ensemble et une meilleure évaluation des temps forts. Il n’apporte, par contre, pas d’éléments exhaustifs de la réunion.
Enfin, le PV succinct propose des informations concises, vite lues et évaluées sans aucunement retracer le déroulement de la séance, il nécessite une très bonne connaissance des sujets.
Comment décider de type de procès-verbal
Chaque type de PV correspond, généralement, à un cas particulier. Séminaires et conférences pour le premier, séances de comités et assemblées générale pour le deuxième, séance de travail pour le troisième ou le quatrième. Le choix se fera aussi, selon à qui il s’adresse, à quoi il va servir, l’importance de la manifestation qu’il retrace et l’éventualité de conflits qui ont pu intervenir lors de ces réunions qu’il retrace. La plupart du temps, le procès-verbal retiendra une solution mixte entre le PV de décisions et celui des délibérations, évitant ainsi les extrêmes, l’un se révélant trop complet et l’autre trop incomplet.
