III.1.  L’approbation : un préalable obligatoire à la diffusion

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Pris à la lettre, l’article L. 2325-21 du Code du travail ne crée pas une obligation systématique d’adopter le PV de la réunion précédente. La loi n’impose pas ce formalisme lorsque le PV a un usage interne. Un PV non adopté n’en est pas pour autant invalide, mais constitue le témoignage personnel de son auteur, ce qui en atténue sa valeur probante.
L’article L. 2325-21 ne crée une obligation préalable d’adopter le PV que s’il est voué à être diffusé.
Il s’agit d’organiser un « contre-pouvoir » au secrétaire du CE
pour qu’il ne soit pas le seul à donner sa version des faits.
Le Code du travail ne donne pas d’indication sur les modalités d’adoption du PV. Les règles sont bien souvent posées par le règlement intérieur du CE. Celui-ci peut prévoir que l’adoption se fait à la majorité des voix exprimées, ce qui signifie que les abstentions, les bulletins blancs et les bulletins nuls ne sont pas pris en compte.
Exemple : si 5 membres ayant voix délibérative sont présents à la réunion, qu’un élu s’abstient, qu’un autre vote contre, il y aura 3 voix valablement exprimées. Le PV sera adopté si 2 votants votent pour.
Le règlement intérieur du CE peut aussi prévoir que l’adoption se fait à la majorité des membres présents. Dans ce cas, il faut prendre en compte tous les votes, y compris les votes blancs, les votes nuls et les abstentions (qui sont assimilés à des votes contre).
Exemple : si 5 membres ayant voix délibérative sont présents à la réunion, le PV sera adopté s’il recueille au moins 3 votes pour. S’il y a des votes blancs ou nuls, ou des abstentions, ils compteront pour des votes contre.

Généralement, l’adoption est proposée par le président du CE en début de séance. Avant de mettre aux voix le projet de PV distribué auparavant par le secrétaire, le président doit demander si quelqu’un a des observations à formuler sur ce document.
Tout membre du comité, qu’il ait voix délibérative ou seulement voix consultative (à savoir les titulaires, les suppléants, les représentants syndicaux et l’employeur), peuvent présenter des observations et faire des propositions de rectification (modifications, adjonctions, suppressions).
Remarque : les deux collaborateurs de l’employeur qui l’assistent sont des personnes invitées de droit à la réunion, mais ne sont pas membres du comité d’entreprise. Le secrétaire du CE n’est donc pas tenu de prendre en compte les modifications qu’elles suggèrent.
Le secrétaire ne peut pas refuser de prendre en note ces observations. Mais celles-ci doivent être inscrites au PV de la séance au cours de laquelle elles sont formulées. A défaut d’adoption par la majorité d’une rectification demandée, le secrétaire n’est pas tenu de corriger son texte, même si le président ou un élu estime qu’on lui a fait dire ce qu’il n’a pas dit. Le seul moyen de faire rectifier le PV sera alors de saisir le tribunal de grande instance.
Attention : une fois qu’il a été approuvé, le PV ne peut en principe plus être modifié, même par le secrétaire du comité d’entreprise. Celui-ci ne peut pas rectifier de lui-même d’éventuelles erreurs (sauf des erreurs matérielles telles que des modifications orthographiques) ou rajouter une information ou une déclaration qui aurait été oubliée et qui aurait pourtant été présentée lors de la réunion. Il ne pourra que les signaler lors de la réunion suivante ou rédiger un additif qui sera lui-même transmis aux membres du comité d’entreprise, approuvé lors de la réunion suivante en vue d’être diffusé.

La plupart du temps, l’approbation n’est qu’une formalité, car le secrétaire a au préalable transmis son projet de PV en laissant à toutes les parties le soin de le relire et de suggérer des corrections qu’il aura ou non intégrées dans la version présentée à l’approbation.
Si la majorité s’oppose à la version du secrétaire, il devra revoir sa copie pour que le PV soit approuvé.

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