La rédaction du procès-verbal peut être confiée à un prestataire extérieur

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Le CE peut décider de décharger le secrétaire de la rédaction des PV et confier cette tâche à un organisme extérieur spécialisé. Cette décision est soumise à l’accord de la majorité des élus du CE. Là encore, seuls les élus titulaires prennent part au vote.
Les suppléants ne votent que s’ils remplacent un titulaire absent. Ils bénéficient alors d’une totale liberté dans leur vote et ne sont pas obligés d’accepter les consignes de vote du titulaire qu’ils remplacent.
Les représentants syndicaux ne votent pas, mais cela ne les empêche pas de donner librement leur point de vue sur la question. Personne n’a voix prépondérante : ni le secrétaire du CE, ni les autres membres du bureau du CE. Il n’y a pas de coefficient de pondération.
Le président ne peut pas, selon nous, prendre part au vote, car il s’agit d’un vote sur l’utilisation par le CE de son budget de fonctionnement. L’employeur n’a ni son mot à dire sur le recours à une société prestataire, ni sur le choix de cet organisme, ni sur le coût de cette prestation, ni sur la teneur du contrat passé.
Les frais correspondants doivent alors être imputés sur le budget de fonctionnement du comité.
Avant de signer un contrat avec une entreprise prestataire, le CE devra être attentif à un certain nombre de points :

• quels sont les gages financiers de cette société ?
• comment sont recrutés les rédacteurs ? quelles compétences ont-ils ?
• quelle est la durée d’engagement du CE ? le contrat sera-t-il renouvelé par tacite reconduction ?
• le  CE peut-il faire un premier essai avant de s’engager définitivement ?
• les    rédacteurs   sont-ils   soumis   à   une clause de confidentialité ?
• quelle est la méthode de facturation pratiquée par la société (facturation à l’heure, à la minute) ?
• le déplacement des rédacteurs est-il facturé en plus ?
• quels sont les délais de rédaction des PV ?
• comment sera présenté le PV ? Sous forme de résumé ou reprenant l’intégralité des débats ?
• le CE aura-t-il toujours le même interlocuteur ?

Bien souvent, les sociétés prestataires proposent plusieurs formules au CE. Soit un rédacteur rédige le PV sur la base d’un enregistrement fourni par le CE, soit un rédacteur se déplace pour assister à la réunion puis rédige ensuite le PV sur la base des notes qu’il a prises ou enregistrées.
Il faut savoir que la direction ne peut s’opposer ni à l’enregistrement des débats dès lors que la décision d’enregistrement est prise à la majorité des membres présents, ni à la présence d’un rédacteur, dès lors qu’il a une tâche purement matérielle et qu’il ne participe pas aux débats (Cassation criminelle, 30 octobre 1990, n° 87-83.665).
(Sur la question de l’enregistrement des débats voir p. 28.)
Pour pouvoir enregistrer les débats, le secrétaire du CE doit inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé, vote auquel l’employeur peut participer.
Ainsi l’accord du président du CE n’est pas nécessaire. Si une majorité se dégage en faveur de l’enregistrement des débats, ils seront enregistrés même si ce n’était pas le souhait de l’employeur, qui devra se soumettre à la loi de la majorité.
L’accord de l’employeur n’est pas non plus nécessaire lorsque le CE souhaite faire venir une personne étrangère au comité qui sera chargée de prendre des notes et d’aider le secrétaire à rédiger le procès-verbal de réunion (Cassation sociale,  7 janvier  1998, n° 85-16.849).
Notre conseil : si vous avez décidé de confier la rédaction du PV à une société prestataire, le coût sera d’autant plus important pour le CE que les réunions sont nombreuses et durent long- temps. Essayez de négocier avec l’employeur qu’il prenne en charge une partie du coût, notamment lorsqu’il est à l’initiative de la tenue de réunions extraordinaires. Il n’y est néanmoins pas légalement tenu.

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