1.3.1. A partir d’un enregistrement ou à partir d’une prise de notes ?
1.3.1.1 A partir d’un enregistrement
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L’usage d’un magnétophone pour enregistrer les débats est possible. Aujourd’hui, les appareils numériques sont de qualité et ont l’avantage de pouvoir se connecter directement sur un ordinateur portable via un câble USB.
L’enregistrement des débats offre un double avantage :
- il permet de conserver une trace parfaitement fidèle de la teneur des débats ayant eu lieu au cours de la réunion ;
- il libère l’élu-rédacteur du PV de la prise de notes, lui permettant ainsi de mieux prendre part aux discussions et/ou d’éviter toute contestation ultérieure.
Il présente l’inconvénient :
- d’inhiber certains participants, qui, sachant qu’ils sont enregistrés, se retiennent dans leur prise de parole. La personne qui préside le CE pourra se montrer beaucoup plus retenue ;
- d’augmenter le temps passé à rédiger le PV. En effet, rédiger un compte rendu sur la base de ses propres notes prend beaucoup moins de temps que de le rédiger sur la base d’un enregistrement, puisqu’il faut régulièrement faire des retours en arrière pour réécouter attentivement ce qui s’est dit ;
- d’obliger les participants à se discipliner au cours de la réunion. Pour que l’enregistrement soit exploitable, il faut que chacun respecte la prise de parole de l’autre. Si les esprits s’échauffent et que plusieurs personnes parlent en même temps, l’enregistrement sera inaudible, donc inexploitable.
Il faut donc peser le pour et le contre et réfléchir au préalable aux raisons pour lesquelles on veut enregistrer les débats.
Notre conseil : si vous enregistrez les débats, prenez l’habitude de faire un tour de table en début de réunion en vous présentant par vos noms et/ou prénoms afin que la personne qui rédigera le PV reconnaisse vos voix.
Pour pouvoir enregistrer les débats, le secrétaire du CE doit inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé, vote auquel l’employeur peut participer. Ainsi, l’accord du président du CE n’est pas nécessaire. Si une majorité se dégage en faveur de l’enregistrement des débats, ils seront enregistrés même si ce n’était pas le souhait de l’employeur, qui devra se soumettre à la loi de la majorité.
Notez-le : il est interdit d’enregistrer les informations dites confidentielles par le président du CE.
La possibilité d’utiliser un magnétophone peut également résulter d’un usage d’entreprise ou du règlement intérieur du CE. L’employeur peut aussi faire usage d’un magnétophone. Il a été jugé que les membres du comité d’entreprise qui s’opposent à ce que le président du comité fasse usage d’un magnétophone, alors que de son côté le secrétaire dispose d’un appareil analogue pour enregistrer les débats afin d’établir son procès-verbal, commettent un abus de pouvoir. Un tel enregistrement ne saurait être constitutif d’une entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise (Cassation criminelle, 4 février 1986, n° 84-92.809).
Notre conseil : vous pouvez n’enregistrer les débats qu’épisodiquement, à l’occasion de certaines réunions importantes ou lorsque vous craignez des échanges houleux avec la direction.
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