II.1.1. Ce qu’un PV doit mentionner

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En général, le procès-verbal indique :

• la date et le lieu de la séance ;
• les noms des présents en précisant à quel titre ces personnes étaient là (président, secrétaire, membre titulaire, membre suppléant, représentant syndical avec le nom de l’organisation qu’il représente, expert, invité), ainsi que les personnes excusées ;
• les heures de début et de fin de séance.

Le premier point abordé par le procès-verbal est généralement l’approbation du PV de la réunion précédente. C’est souvent ainsi que fonctionne le comité. Généralement, après que l’employeur a fait l’appel et lu l’ordre du jour, on adopte le PV de la réunion précédente.
Le dernier point du PV concerne souvent la date, l’heure et le lieu de la réunion suivante.
L’approbation ne prend généralement pas beaucoup de temps quand le secrétaire a, en amont, communiqué le projet qu’il a rédigé aux autres élus, aux représentants syndicaux et à l’employeur, en leur laissant la possibilité de lui faire part de leurs remarques. Le PV doit nécessairement faire état :

• des débats et des votes qui ont eu lieu ;
• des informations qui ont été communiquées par la direction au CE ;
• des questions que ces informations ont suscitées et des éléments de réponse qui y ont été apportés.

Exemple : lorsque l’entreprise ou l’établissement dans lequel vous travaillez comporte plusieurs agences et qu’en réunion, l’employeur vous donne des chiffres concernant ces différentes agences, vous ne devez pas vous contenter d’inscrire ces résultats au PV. Vous devez, au cours de la réunion, poser des questions sur les incidences d’une baisse d’activité d’une agence : cela va-t-il entraîner des mutations de personnel voire des licenciements, une baisse de budget de cette agence ? Dans le PV, vous ne devrez pas vous contenter d’inscrire que l’agence de Brest connaît des difficultés ou que celle de Bordeaux est dans une phase de croissance, mais mentionner également les réponses apportées par l’employeur à vos questions concernant les éventuelles incidences de ces événements sur le personnel et ses conditions de travail. Cela suppose d’avoir préparé la réunion et d’arriver en séance avec sa liste de questions.

Lorsque le comité a procédé à un vote, il est très important que le PV fasse apparaître de façon claire le nombre de votants, en distinguant les votes pour, les votes contre et les abstentions. Cela permettra de disposer d’une trace écrite d’une décision, d’une position prise par l’employeur ou suggérée par les élus et de voir si elle fait l’unanimité pour, contre ou si elle divisait les votants.
Remarque : le procès-verbal ne peut pas faire état des choix personnels des membres votants.
Les avis rendus par le CE doivent être retranscrits de façon très précise, car ce sont là des décisions clés pour le comité : il s’engage ainsi vis-à-vis des salariés, mais aussi pour d’autres actions ultérieures.
Si le secrétaire du CE est seul responsable de la rédaction du procès-verbal, cela n’empêche pas d’autres élus ou les représentants syndicaux de porter à la connaissance du personnel la position qu’ils ont exprimée au cours des réunions. Pour éviter les risques de porter atteinte aux prérogatives du secrétaire, cette information ne doit cependant pas ressembler à un procès-verbal, ni reproduire l’intégralité des débats. L’employeur dispose de la même possibilité.
Attention : le PV ne peut reprendre que ce qui a été dit en séance. Il s’agit de faire un compte rendu. Ainsi, une déclaration ou une question soulevée à la sortie de la réunion ou en aparté au cours d’une suspension de séance ne peut pas être retranscrite. Si le secrétaire veut qu’elle figure dans un PV, il faudra l’évoquer à la prochaine réunion.

De même, le secrétaire du CE n’a normalement pas à faire état d’un document qui lui aurait été transmis après la réunion, car les autres membres du CE n’ont pas eu la possibilité d’en prendre connaissance et le cas échéant de demander des compléments d’information.

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